Überprüfen Sie Ihre Datenintegrität mit diesen 12 Fragen

Die FDA beschreibt Datenintegrität als die Vollständigkeit, Konsistenz und Genauigkeit von Daten während ihres Lebenszyklus. Datenintegrität umfasst auch die Art und Weise, wie wir diese Daten erfassen, wie sie übertragen und gespeichert werden, wie wir sie sichern, archivieren oder vernichten und wie sie geschützt werden.

Das kontinuierliche Umgebungsmonitoring ist mit der Verarbeitung enormer Datenmengen verbunden, weshalb die Methoden zur Beschaffung, Bewertung und zum angemessenen Schutz von Daten von größter Bedeutung sind:

• Eine genaue und zuverlässige Datenerfassung stellt sicher, dass die erfassten Informationen präzise und konsistent sind und für die weitere Verarbeitung bereitstehen.
• Eine effektive Datenübertragung gewährleistet die Datenintegrität, wenn Daten über Systeme und Schnittstellen hinweg übertragen werden. Die Datenübertragung sollte sicher und genau sein, um Übertragungsfehler und Datenverluste zu verhindern.
• Angemessener Datenschutz schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff und gewährleistet ihre Integrität im Laufe der Zeit; dies ist für die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Compliance von entscheidender Bedeutung.

Diese Daten, die wir verarbeiten, sollten den ALCOA-Prinzipien entsprechen. Demnach sollten die Daten immer sein:

• Attributable (rückverfolgbar): Die Daten sollten immer mit der Person verknüpft sein, die sie erstellt oder geändert hat, um Verantwortlichkeit und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
• Legible (lesbar): Die Daten sollten lesbar und verständlich sein, um bei der Interpretation und Überprüfung Genauigkeit zu gewährleisten.
• Contemporaneously recorded (sofortige Aufzeichnung): Die Daten sollten in dem Moment, in dem sie erzeugt wurden, oder unmittelbar danach aufgezeichnet werden, um ihre Signifikanz sicherzustellen.
• Original or a true copy (Original oder eine genaue Kopie): Die Daten sollten im Original oder, falls dies nicht möglich ist, in einer geprüften Kopie aufbewahrt werden, um ihre Authentizität und Richtigkeit zu gewährleisten.
• Accurate (korrekt): Die Daten sollten das Beobachtete genau wiedergeben, frei von Änderungen oder Fehlern, um die Glaubwürdigkeit zu gewährleisten.

Bei der Sicherstellung der Datenkonformität  gibt es viele Herausforderungen zu bewältigen. Von menschlichem Versagen bis hin zu Systemausfällen können diese Probleme Ihre Auditfähigkeit vermindern und das Verlustrisiko von Vermögenswerten erhöhen.

Wir haben eine Liste mit 12 Fragen erstellt, die auf Branchenvorschriften basieren. Anhand der Antworten auf diese Fragen können Sie die Einhaltung von Datenintegritätsstandards beurteilen:

1. Gibt es eine genehmigte SOP für die Datenüberprüfung?
2. Sind die Schnittstellen zur Datenübertragung (fälschungs-)sicher?
3. Sind Datenverschlüsselung und Prüfsummen vorhanden, um die Datenintegrität während der Übertragung zu gewährleisten?
4. Gibt es eine umfassende Migrationsstrategie für Altdaten?
5. Sind alte Datenformate kompatibel oder konvertierbar zu neuen Systemen?
6. Gibt es eine Strategie für System-Updates?
7. Erfordert das System eine eindeutige Identifizierung für jeden Benutzer?
8. Wird das System nach einer bestimmten Zeit der Inaktivität abgeschaltet?
9. Werden alle Datenänderungen in einem sicheren Audit Trail protokolliert?
10. Wird regelmäßig eine Datensicherung durchgeführt?
11. Gibt es Protokolle für Benutzerzugriffsebenen und Aufgaben-/Rollentrennung?
12. Gibt es einen regelmäßigen Überprüfungsprozess für die Einhaltung der SOPs und die Systembereitschaft?

Ihr Erfolg ist unsere Priorität. Wir haben eine umfassende Checkliste zur Datenintegrität zusammengestellt, die mit den strukturierten Leitlinien der PIC/S übereinstimmt, die den Branchenvorschriften folgen, um Ihnen die Aufrechterhaltung Ihrer Datenintegrität so einfach wie möglich zu machen.