Ellab Hinweisgebersystem
Transparenz und Rechenschaftspflicht sind entscheidende Bestandteile eines ehrlichen und fortschrittlichen Unternehmens; um dieses Maß an Vertrauen zu erreichen, haben wir das Ellab Hinweisgebersystem eingeführt. Unser Hinweisgebersystem wird von einem Drittsystem, WhistleSystem APS, verwaltet, um einen vollständig sicheren und anonymen Prozess für den Hinweisgeber zu gewährleisten.
Das Ellab Hinweisgebersystem folgt der EU-Richtlinie 2019/1937.
Wann sollten Sie das Hinweisgebersystem nutzen?
Wenn Sie schwerwiegendes Fehlverhalten oder Straftaten im Zusammenhang mit Ellab erleben oder Zeuge davon werden, ermutigen wir Sie, das Hinweisgebersystem zu nutzen. Während die Meldung von Problemen an Ihren Vorgesetzten, Ansprechpartner oder die Personalabteilung immer die erste Option ist, verstehen wir, dass einige Probleme zu sensibel sind und Anonymität erfordern können.
Was ist meldepflichtig?
Meldepflichtige Themen umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
- Sexismus
- Sexuelle Übergriffe
- Körperliche Gewalt
- Diskriminierung
- Wirtschaftskriminalität
- Arbeitssicherheit
- Verbraucherschutz
- Produktsicherheit
- Verstoß gegen Beschaffungsgesetze
- Verstoß gegen die DSGVO-Gesetzgebung
- Verstoß gegen Umweltgesetze
- Geldwäsche
Was ist nicht meldepflichtig?
Das Hinweisgebersystem kann und sollte nur zur Meldung von schwerwiegendem Fehlverhalten oder Verstößen genutzt werden. Themen wie Kooperationsschwierigkeiten, Unzufriedenheit mit Einrichtungen oder Unzufriedenheit mit Bedingungen können nicht über das System gemeldet werden; wir ermutigen dazu, solche Probleme dem zuständigen Ellab-Personal zu melden.
Wie reichen Sie einen Hinweisgeberbericht ein?
Greifen Sie einfach auf den Link zum Ellab Hinweisgebersystem zu und füllen Sie das Formular mit allen notwendigen Informationen und Dokumenten aus. Der anonyme Bericht wird dann an das Administratorenteam gesendet.
Nachdem ein Bericht eingereicht wurde, erscheint eine eindeutige ID, die gespeichert werden sollte. Diese ID ermöglicht es Ihnen, Ihren Bericht erneut zu öffnen, um den Status zu überprüfen, einen anonymen Dialog zu starten, weitere Dokumente zu senden und klärende Fragen des Administratorenteams zu beantworten. Nach dem Einreichen Ihres Berichts empfehlen wir Ihnen, sich regelmäßig anzumelden, um auf eventuelle Rückfragen zu antworten.
Wer kann einen Bericht einreichen?
Alle Ellab-Mitarbeiter und relevanten Stakeholder können Berichte einreichen.
Wer hat Zugriff auf meinen Bericht?
Ellab hat die folgenden Mitglieder in sein Administratorenteam berufen:
- Group CEO
- SVP, People
- Director, Head of Legal
Wie wird mein Bericht bearbeitet?
Die Berichte werden sicher und anonym vom Ellab-Administratorenteam bearbeitet:
- Das Administratorenteam benachrichtigt den Hinweisgeber über den Eingang des Berichts (innerhalb von 7 Tagen).
- Das Administratorenteam bewertet und kategorisiert den Bericht und führt eine erste Untersuchung durch. In dieser Phase kann das Administratorenteam zusätzliche Informationen oder Dokumente vom Hinweisgeber über das System anfordern.
- Die Bearbeitung des Berichts richtet sich nach Art und Schwere des Berichts. Zunächst wird der Bericht intern bearbeitet; bei besonders schwerwiegendem Fehlverhalten oder Verstößen können jedoch die Behörden in die Untersuchung einbezogen werden.
Wie können Sie wissen, ob Ihr Bericht sicher & anonym ist?
Alle Berichte sind vollständig anonym, da sie weder Ihren Namen noch persönliche Daten erfordern. Zusätzlich stellt das Drittsystem sicher, dass alle Ihre Informationen verschlüsselt sind und keine IP-Adressen bei der Meldung protokolliert werden.
Ihr Bericht ist auch auf ISO27001-zertifizierten Servern gesichert und erfordert eine Multi-Faktor-Anmeldefunktion, die von den ausgewählten Administratoren durchgeführt werden muss.
Was ist mit Vergeltung?
Die Richtlinie besagt, dass Hinweisgeber für die Meldung von Fehlverhalten oder Verstößen nicht bestraft werden dürfen. Dies bedeutet, dass es nach einer Meldung keine privaten oder beruflichen Konsequenzen geben wird. Die Hinweisgeberrichtlinie von Ellab zielt darauf ab, eine größere Transparenz und Sicherheit für Mitarbeiter und Stakeholder zu fördern, und wir schätzen daher den Mut derer, die sich äußern.