In regulierten Branchen wie Pharma, Biotechnologie, Life Sciences sowie der Cell- & Gene-Therapie hängt die Qualität von Produkten unmittelbar von der Genauigkeit der eingesetzten Messmittel ab. Ob Temperaturfühler, Pipetten, Waagen oder Ultra-Tiefkühlschränke – eine regelmäßige Kalibrierung ist Voraussetzung für reproduzierbare Messergebnisse, GMP-Compliance und erfolgreiche Audits.

Dennoch verursacht die Kalibrierung in einem externen Kalibrierlabor häufig einen erheblichen organisatorischen Aufwand: Geräte müssen außer Betrieb genommen, transportiert und nach der Rücklieferung wieder in Betrieb genommen werden. Die Folge sind unnötige Stillstandszeiten, ein erhöhter Planungsaufwand und zusätzliche organisatorische Herausforderungen.

Eine Vor-Ort-Kalibrierung bietet hier eine effiziente Alternative. Die Kalibrierung erfolgt direkt in Ihrem Unternehmen – ohne Transportwege, mit minimalen Unterbrechungen und voller Transparenz über den gesamten Prozess.

Wie reduziert eine Vor-Ort-Kalibrierung Ausfallzeiten und Betriebsunterbrechungen?

Bei der Kalibrierung in einem externen Kalibrierlabor wird selbst eine jährlich geplante Kalibrierung zu einer komplexen logistischen Kette:

  • Vorbereiten und Verpacken der Geräte
  • Versand und mögliche Lieferverzögerungen
  • Wareneingang und Bearbeitungszeiten im Kalibrierlabor
  • Prüfung und Dokumentation
  • Rückversand und Wiederinbetriebnahme

Jeder einzelne Schritt erhöht den Zeitaufwand und birgt zusätzliche Risiken – etwa Transportschäden, Verlust von Geräten oder Verzögerungen im Betriebsablauf. Werden geplante Termine nicht eingehalten, müssen Unternehmen kurzfristig reagieren. Dies kann dazu führen, dass Versuchsreihen unterbrochen, Produktionsprozesse verzögert oder Zwischenlösungen implementiert werden müssen.

Bei einer Vor-Ort-Kalibrierung entfallen diese externen Einflussfaktoren vollständig.

Die Kalibrierung erfolgt direkt am Einsatzort und wird in den laufenden Betriebsablauf integriert. Kleinere Justierungen oder Reparaturen können unmittelbar durchgeführt werden, sodass die Geräte häufig noch am selben Tag wieder einsatzbereit sind. Ohne Transportwege und externe Bearbeitungszeiten behalten Unternehmen jederzeit die Kontrolle über Verfügbarkeit und Zeitplanung ihrer Messmittel.

Wann ist eine Vor-Ort-Kalibrierung die richtige Wahl?

Eine Vor-Ort-Kalibrierung bietet insbesondere dann Vorteile, wenn die Verfügbarkeit der Geräte direkten Einfluss auf Produktion, Produktqualität oder regulatorische Anforderungen hat. Sie eignet sich besonders für fest installierte oder intensiv genutzte Geräte, deren Ausbau den Betriebsablauf erheblich beeinträchtigen würde.

Unternehmen entscheiden sich häufig für eine Vor-Ort-Kalibrierung, wenn:

  • Geräte nicht einfach transportiert werden können
  • Ausfallzeiten die Produktion, Qualitätskontrolle oder Forschung und Entwicklung beeinträchtigen
  • Der Versand Risiken von Geräteschäden, Verzögerungen oder Verlust mit sich bringt
  • Messmittel Bestandteil validierter Systeme oder kontrollierter Umgebungen sind
  • Mehrere Geräte innerhalb desselben Standorts kalibriert werden müssen
  • Eine schnelle Justierung oder Wiederinbetriebnahme betriebskritisch ist

Anstatt den eigenen Betrieb an externe Laborzeiten anzupassen, bestimmen Unternehmen den Kalibrierzeitpunkt selbst und behalten die volle Kontrolle über ihre Compliance- und Wartungsprozesse.

Warum schafft eine Vor-Ort-Kalibrierung mehr Transparenz?

Findet die Kalibrierung direkt in Ihrem Unternehmen statt, erhalten Sie unmittelbaren Einblick in sämtliche Ergebnisse und Maßnahmen.

Anstatt mehrere Tage oder Wochen auf Kalibrierscheine oder Prüfberichte zu warten, stehen die Resultate sofort zur Verfügung. Abweichungen, notwendige Justierungen oder Auffälligkeiten können direkt mit den Kalibriertechnikern besprochen werden. So wird die Kalibrierung von einer nachgelagerten Dokumentation zu einem unmittelbar nutzbaren Entscheidungsinstrument.

Beispiele für Echtzeit-Reaktionen, die durch die Vor-Ort-Kalibrierung ermöglicht werden:

  • Ein Tiefkühlschrank überschreitet die zulässige Temperaturtoleranz → Produkte können sofort umgelagert werden.
  • Eine Pipette bewegt sich an der Toleranzgrenze → sie wird direkt nachkalibriert.
  • Eine Waage muss justiert werden → die Justierung erfolgt direkt während des Vor-Ort-Termins.

Alle Beteiligten wissen jederzeit, welche Maßnahmen durchgeführt werden und warum. Das erhöht Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Prozesssicherheit.

Welche Geräte eignen sich besonders für eine Vor-Ort-Kalibrierung?

Den größten Mehrwert bietet die Vor-Ort-Kalibrierung bei häufig genutzten Geräten, deren Ausfall den laufenden Betrieb unmittelbar beeinflusst.

Diese Geräte können im Rahmen eines einzigen Vor-Ort-Termins vorbereitet, kalibriert, bei Bedarf justiert und anschließend direkt wieder freigegeben werden. Dadurch werden Unterbrechungen in Forschung, Qualitätskontrolle oder Produktion auf ein Minimum reduziert.

Ein durchdachtes Kalibrierprogramm für mehr Compliance und Prozesssicherheit

Unabhängig davon, ob die Kalibrierung vor Ort oder in einem Kalibrierlabor erfolgt, entscheidet die Struktur des Kalibrierprogramms über dessen Erfolg. Ein professionelles Kalibriermanagement umfasst insbesondere:

Vollständige Erfassung aller Messmittel: Alle Instrumente, Geräte und kontrollierten Umgebungen sollten vollständig erfasst, klassifiziert und mit den passenden Kalibrieranforderungen hinterlegt werden.

Spezifikationen orientieren sich am tatsächlichen Einsatz: Prüfpunkte und Akzeptanzkriterien sollten sich an der realen Nutzung orientieren – nicht ausschließlich an den Herstellervorgaben. Dadurch werden unnötige Prüfungen vermieden und Ressourcen effizient eingesetzt.

Risikobasierte Kalibrierintervalle: Kalibrierintervalle sollten auf Basis der Kritikalität des Geräts sowie seiner bisherigen Leistungs- und Historiendaten festgelegt werden. So lassen sich Compliance und Wirtschaftlichkeit optimal miteinander verbinden.

Frühzeitige Justierungsgrenzen definieren: Wer klare Eingriffsgrenzen festlegt, kann Geräte bereits nachjustieren, bevor sie außerhalb der zulässigen Toleranzen arbeiten. Das reduziert Ausfälle und erhöht die Prozesssicherheit.

Lückenlose und auditfähige Dokumentation: Jede Entscheidung – beispielsweise zur Anpassung von Prüfintervallen, zum Ausschluss einzelner Prüfpunkte oder zur Einstufung eines Geräts als nicht kalibrierpflichtig – sollte nachvollziehbar dokumentiert und fachlich begründet werden.

Eine hochwertige Kalibrierdokumentation dient nicht nur als Nachweis regulatorischer Anforderungen. Sie belegt zugleich, dass Ihre Prozesse kontrolliert, nachvollziehbar und auditfähig sind.